엑셀은 여러분이 생각하시는 것보다 더 파워풀합니다. 이번 시리즈에서는 엑셀을 활용하여 회계업무를 자동화하는 실제 사례를 소스코드와 함께 공개하고 설명하도록
하겠습니다. 이 글을 보시는 분들에게 도움이 되었으면 합니다.
회계업무 자동화 사례공유: 엑셀 매크로 활용 방법 #1 - AS-IS 분석하기
목차
1. 엑셀 매크로를 활용한 회계업무 자동화 필요성
2. 기존 업무처리 방법 확인(AS-IS 분석하기)
엑셀 매크로를 활용한 회계업무 자동화 필요성
보통 회사에서 회계업무를 하면 엑셀을 많이 사용합니다. 조금 과장하면 엑셀로 시작해서 엑셀로 끝난다고 봐도 됩니다.
그래서 엑셀 도사겠지 라고 생각하지만 의외로 엑셀의 단순한 기능만을 사용하는 경우가 많습니다. 그런데 문제는 회계를 하시는 분들은 쪼금(?) 고집도 있고 기존의 업무 루틴이나 방법을 바꾸려고 하지
않는 단점이 있습니다. (모든 분이 그렇다는 것이 아니니 오해하지 마세요) 그래서 지금까지 속으로만 고생이 많구나 하고 있었으나, 회계업무 개선 과제를 하게 되어 깊숙이 들여다 보게
되었습니다.
이번 글에서는 공개하면 안되는 내용은 모자이크 처리를 하되 최대한 실제 그대로 제가 엑셀 매크로를 사용해서 개선했던 회계업무 자동화 사례를 소개하고 더불어 개발했던 소스를 설명을 덧붙여 공유하도록
하겠습니다.
기존 업무처리 방법 확인 (AS-IS 분석하기)
잉?
저의 첫 방응이었습니다. 이걸 그렇게 한다구요?
매월 같은 팀 회계담당자가 월말 결산작업을 할때마다 먼 발치에서 보면 일이 엄청 많구나 하는 생각을 자주 했습니다. 그런데 막상 회계담당자가 업무를 어떻게 처리하는지를 보고는 말문이
막혔습니다.
옛날부터 이렇게 했어요.
우선 지금까지 어떻게 했는지를 말씀드려 보겠습니다.
SAP에 자동으로 전표를 업로드 하기 위해 아래 그림과 같은 엑셀 시트(시트명 : 선수수익(초)) 를 만들어야 합니다. (이렇게 SAP양식에 맞춰 업로드를 안하면 126줄의 전표를 일일이
SAP에 들어가 수작업으로 입력해야 합니다.)
이 엑셀 시트의 양식을 채우기 위해서는 지난달을 예로 들면 데이타가 63개 있었고 하나의 데이터마다 2줄씩(차/대변) 정보를 입력해야 하기 때문에 126줄의 데이터를 일일이 확인하고
카피&페이스트를 해야 했습니다.
그림에서 보듯이 채워야 하는 것도 적지 않아 1시간 가까이 걸려서 작성하고 맞는지 다시 확인하는 작업까지 해야 하니 시간을 잡아먹는 귀신이 된 겁니다.
[시트명 : 선수수익(초)]
이게 끝이 아닙니다.
63줄의 데이터는 어떻게 나왔을까요?
이것도 아래 그림(시트명 : 선수수익_EAs외)을 보시면 이전 월의 데이터를 기준으로 당월의 행을 추가하고 수식을 복사하는 등 필요한 작업을 하여 결산데이터를 만듭니다.
.png)
[시트명 : 선수수익-EAs 외]
결산시 반영해야 하는 금액은 계약청구 시스템에서 다운로드 받은 아래 그림과 같은 시트에서 63개의 데이터를 찾아서 한땀 한땀 카피&페이스트를 합니다. 이번달은 63개였기
망정이지 데이터가 늘어나면 늘어날수록 그만큼 시간이 더 소요되는 겁니다.
그런데 위에 빨간색으로 박스 친 부분이 보이시나요? Column이 PM 입니다. 헐…
필요한 월만 보이게 하고 나머지는 숨겨놓기를 해서 그렇지 PM열까지 사용했고, 시간은 계속 흐르기 때문에 횡으로 데이터가 계속 증가할 겁니다.
참고로 엑셀에서 횡으로 사용할 수 있는 총 column은 몇까까지 일까요? 알아보니 XFD까지, 즉 16383개까지 사용할 수 있습니다.
.png)
[계약청구 관리시스템에서 다운받은 데이터]
이렇게 작업을 한후 맨 아래의 파란색 부분과 같이 이번달 신규로 발생한 데이터를 추가합니다.
.png)
[시트명 : 선수수익-EAs 외]
이렇게 매월 결산 때마다 말씀 안드린 시트까지 총 6개 이상의 파일과 시트를 왔다갔다 하면서 데이터를 만들고 확인하고 카피&페이스트를 하고 있었습니다.
특히, 제가 생각하기에 가장 큰 문제점은 월이 증가할 때마다 column으로 데이터를 쌓고 있었다는 겁니다.
이렇게 하면 데이터의 이력관리도 안되고 엑셀의 피벗등 좋은 기능을 사용하기 어려워 집니다.
그래서 필요할 때마다 엑셀파일에 시트를 추가해서 수작업으로 별도로 관리하게 되는 악순환에 빠져들게 됩니다.
이번 사례도 마찬가지로 데이터 활용이 잘 안되니 필요할 때마다 엑셀파일을 새로 만들거나 시트를 계속 추가하고 있더군요.
꼭 기억하세요. 데이터는 횡이 아닌 종으로 쌓아야 합니다.
오늘은 엑셀 매크로를 활용하여 회계업무를 자동화 하기 위해 어떻게 업무를 처리하고 있는지에 대해서 분석을 해 보았습니다. 다음편에서는 AS-IS 분석을 토대로 TO-BE 분석 및 실제 개선하는 과정을
설명드리도록 하겠습니다.
