회계 업무를 처리하는 과정에서는 많은 수작업이 필요합니다. SAP에서는 일괄 업로드 기능을 통해 여러 전표를 한꺼번에 업로드할 수 있지만, 이를 위해서는 기존 데이터를 업로드 양식에 맞게 수정한 후 SAP에 업로드해야 하는 번거로움이 있습니다. 이러한 과정은 복사 붙여넣기를 여러 번 반복해야 하기 때문에 상당한 시간 낭비를 야기합니다. 이 글에서는 업로드 양식을 자동으로 생성해주는 엑셀 매크로를 소개합니다.
SAP 일괄 업로드 양식 자동 생성, 엑셀 매크로 활용 - 1/2
SAP를 사용해 보신 분들이라면 아시겠지만 전표를 입력하는 방법이 2가지가 있습니다. 하나씩 수작업으로 입력하는 방법과 업로드양식에 맞춰 작성한 엑셀 파일을 활용하여 일괄 업로드 하는 방법입니다. 문제는 일괄로 업로드해야 하는 데이터를 SAP에서 정해 놓은 양식에 맞춰 작성을 해야 한다는 것입니다. 몇 건 안되면 수작업으로 양식에 맞춰 작성하면 되겠지만, 수십, 수백건이 넘는다면 수작업으로 양식에 맞춰 작성하기는 매우 어렵습니다.
그래서 다목적으로 사용할 수 있는 엑셀 매크로를 개발하였고, 이 글에서는 매크로의 사용방법과 소스를 설명하도록 하겠습니다.
SAP를 활용하여 일괄 업로드를 많이 하시는 분들이라면 이 글이 도움이 되실 겁니다.
개발 목적 및 사전분석
아래 A 그림은 SAP에 일괄 업로드할 데이터이고, B 그림은 SAP 일괄 업로드 양식입니다. 업로드 양식에는 총 60개의 컬럼이 있고 업로드할 데이터와 특정 텍스트를 각 컬럼에 맞게 채워 넣어야 정상적으로 업로드를 할 수 있습니다. 그리고 업로드 양식에는 차/대변을 맞추기 위해 하나의 데이터를 2줄로 작성을 해야 하기 때문에 만약 50개의 데이터가 있다면 업로드 양식에는 100줄이 작성되어야 합니다. 해 보신 분들은 알겠지만 말이 100줄이지 정말 시간 잡아먹는 노가다나 다름 없습니다.
[A 그림 – SAP에 일괄 업로드할 데이터]
[B 그림 – SAP 일괄 업로드 양식]
또 한가지는 업로드할 데이터의 구조가 한가지가 아닐 수 있다는 것입니다. 담당자마다 작성하는 스타일이 다를 수 있고 회사 시스템에서 다운로드한 데이터의 열의 위치가 다를 수도 있기 때문입니다.
즉, 위 A 그림에서 O열에 있는 금액이 다른 엑셀 파일에서는 R열에 있을 수도 있기 때문에 매크로를 개발할 때 그 점도 고려를 해 줘야 합니다.
그럼 업로드 양식에 데이터를 채우기 위해서는 몇가지 종류의 데이터 형식이 필요할까요?
- 고정 텍스트 : 업로드 양식에 있는 헤더지시자나 증빙일,전기일등은 업로드 데이터 시트에는 없기 때문에 고정으로 넣어줘야 합니다.
- 변동 텍스트: 업로드 양식에 있는 전표통화금액이나 WBS_NO등은 업로드 데이터 시트에서 가져와서 넣어줘야 합니다.
- 고정+변동 텍스트: 업로드 양식에 있는 텍스트(SGTXT)에는 “매입][2023-08]” + 업로드시트 T열의 회사명 + “ / “ + 업로드시트 K열의 Line Text 형식으로 데이터를 넣어줘야 합니다.
각 열(column)마다 위의 3가지 데이터 형식중 하나를 처리해 줘야 하며, 특히 고정+변동의 경우 여기서는 4개의 데이터 조합을 사용했지만 사용자에 따라 어떤 형식과 조건의 데이터가 필요한지 모르기 때문에 순환루프를 통해 정의된 데이터를 모두 가져올 수 있도록 해야 합니다.
아래 그림은 SAP 업로드 양식에 있는 컬럼입니다. 보시는 것처럼 여러가지 종류의 텍스트가 들어가 있습니다.
여기서 문자열 앞에 ?가 없는 것은 고정 텍스트, ?가 있는 것은 변동 텍스트, 그리고 44행은 고정 + 변동 텍스트입니다.
위와 같이 업로드양식작성 에셀파일의 업로드자료, "<<", 업로드양식 시트를 각각 설명을 드렸는데 3개의 시트 구조는 아래와 같습니다.
다음편에서는 지금까지 분석한 결과를 바탕으로 매크로 코드를 작성해 보겠습니다.
오늘은 SAP 일괄 업로드 양식을 자동으로 생성하기 위해 AS-IS를 분석해 보았습니다. 다음편에서는 분석 결과를 토대로 엑셀 매크로 코드를 작성해 보도록 하겠습니다. SAP를 활용해 일괄 업로드를 많이 하시는 분들이라면 다음편도 읽어보시면 업무시간을 단축하는데 도움이 되실 겁니다.
